Archief
Het stadsarchief bewaart en beheert de archiefstukken aangemaakt door de administratie van lokaal bestuur Herk-de-Stad. De archiefstukken kan je inkijken in het stadhuis of het OCMW-gebouw. Ter ondersteuning van je onderzoek kan je het de archiefinventaris doorzoeken en raadplegen.
Wat
Het stadsarchief van Herk-de-Stad beheert de documenten die de stedelijke administratie door de eeuwen heen gevormd heeft. Het archief is de bewaring van alle gemeentelijke administratieve dossiers, die volgens een wettelijk opgelegde termijn moeten bewaard blijven. Dit omvat archiefstukken van de stad Herk-de-Stad en van de deelgemeenten Berbroek, Donk en Schulen.
Een overzicht van de genummerde archiefdocumenten kan je terugvinden in de archiefinventaris. Dat nummer vind je op de doos of op het boek. Dankzij de lijst zijn alle archiefbestanden, collecties en verzamelingen van het stadsarchief doorzoekbaar. Een verzameling van de gemeentelijke boekhouding, bouwdossiers, militiegetuigschriften, notulen van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepen, boeken van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters, … kortom alles wat van belang is voor het beheer en bestuur van de stad.
In het stadhuis
- Groep I: Structuur der openbare diensten
- Groep II: Organisatie
- Groep III: Personeel
- Groep IV: Openbare financiën
- Groep V: Overheidshandelingen
- Groep VI: Sociale activiteiten en ontspanning
- Groep VII: Economische activiteiten
- Groep VIII: Openbare werken en diensten
- Groep IX: Intercommunale samenwerking regies
Procedure
De archiefstukken kunnen enkel in origineel geraadpleegd worden op afspraak. De archiefstukken kan je tijdens de openingsuren inkijken in leeszaal van het stadhuis of de vergaderruimte van het OCMW. Daarvoor kun het aanvraagformulier invullen met daarop je naam, de datum, het uur en het nummer van het stuk.
- Bekijk thuis welke archiefstukken je wenst in te kijken om je bezoek voor te bereiden.
- Vul een aanvraag in via het aanvraagformulier waarin je deze vermeld.
- Meld je aan bij je bezoek aan de balie in de inkomshal van het stadhuis.
- Ga naar het leeslokaal waar de archiefstukken klaarliggen en vraag naar de dienst Lokale Economie indien je vragen hebt of de archiefinventaris wenst in te kijken.
- Haal het archiefdocument voorzichtig uit de doos.
- Voeg geen overbodig materiaal toe.
- Breng in geen geval notities aan op het archiefdocument.
- Raadpleeg het archiefdocument.
- Steek het archiefdocument voorzichtig terug in de doos.
- Na het beëindigen van jouw opzoekingen, geef je de stukken terug aan het onthaal zodat de archiefbeheerder de doos terug op de originele plaats in het archief kan zetten.
Register van de Burgerlijke Stand
De openbaarheidstermijnen worden bepaald door de wet van 18 juni 2018.
Eenieder heeft recht op een uittreksel of afschrift van:
- akten van overlijden van meer dan vijftig jaar oud;
- akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud;
- anderen akten (zoals geboorteakten) van meer dan honderd jaar oud.
Alle akten die minder oud zijn dan de nieuwe openbaarheidstermijnen kunnen niet meer bekeken worden, ook niet met de toestemming van de rechtbank want deze toestemming vervalt. Je hoeft ze dus niet meer aan te vragen.
Wil je deze akten toch inkijken? Dan moet je de toestemming hebben van de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn echtgenoot of echtgenote, zijn wettelijk samenwonende, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat. Deze personen hebben recht op een uittreksel of afschrift van akten minder dan vijftig, vijfenzeventig en honderd jaar oud.
Register van de bevolking
Onderzoek jij jouw familiegeschiedenis via een stamboomonderzoek? Vind je voorouders in de Herkse bevolkingsregisters.
Indien het register jonger dan 120 jaar is dien je toestemming te vragen aan een familielid van de persoon die je zoekt. Dit kan een echtgenoot zijn of verwanten in eerste graad (dochter of zoon). Is er niemand? Dien een aanvraag in bij de dienst Burgerzaken. College van burgemeester en schepenen behandelt jouw vraag en de dienst laat je vervolgens weten of de aanvraag werd goedgekeurd.
Prijs
Raadplegen, scannen en fotograferen voor niet-commercieel gebruik is gratis.
Kopies zijn betalend.
A4 : 0,15 euro
A4 recto verso : 0,20 euro
A3 : 0,20 euro