Huishoudelijk reglement De Speeldoos

Het huishoudelijk reglement:

• is een algemeen document dat wordt opgemaakt door de organisator van de buitenschoolse opvang
• geeft verduidelijking over de werking, de werkwijze en de rechten en plichten van de organisator en het gezin
• geldt voor alle opgevangen kinderen en hun gezin

Ieder gezin dat wenst gebruik te maken van de Buitenschoolse Opvang De Speeldoos  dient een schriftelijke overeenkomst te tekenen waarin het verklaart kennis te hebben genomen van dit reglement.

2.1. Organisator

De  Buitenschoolse Opvang De Speeldoos (verder aangeduid als De Speeldoos) is een organisatie van het gemeentebestuur Herk-de-Stad p.a. Pikkeleerstraat 14, 3540 Herk-de-Stad.

2.2. Verantwoordelijke en opvanglocaties

Coördinator:     
Hildegarde Hermans
Trompetplein 2 
3540 Herk-de-Stad 
013 55 41 81
0473 23 60 15
despeeldoos@herk-de-stad.be

Openingsuren kantoor:

• maandag van 9 tot 12 uur en van 13.30 tot 18.30 uur
• dinsdag tot donderdag van 9 tot 12 uur en van 13.30 tot 15.30 uur  
• vrijdag van 9 tot 12 uur

De Speeldoos heeft vijf locaties:

• BERBROEK                         Kapelstraat z/n                013 55 61 42
• DONK                                 Kasteelstraat 2                 013 44 22 64
• HERK-DE-STAD                 Trompetplein 2                 013 55 48 61
• SCHAKKEBROEK               Schoolstraat z/n               013 55 00 96
• SCHULEN                           Kerkstraat 40                    013 55 42 82

Aanwezigheid van de coördinator in de verschillende opvanglocaties:

• dinsdag van 16 tot 17.30 uur in één van de opvanglocaties van de deelgemeenten (zie nieuwsbrief)
• donderdag van 16  tot 17.30 uur in de opvang in Herk-de-Stad centrum

2.3. Openingsdagen en -uren

De Speeldoos wordt georganiseerd op volgende momenten:

• tijdens schooldagen vanaf 6.30 uur tot het begin van de schooluren en vanaf het einde van de schooluren tot 18.30 uur
• schoolvrije dagen: doorlopend van 6.30 tot 18.30 uur, via de nieuwsbrief worden ouders geïnformeerd welke opvang open is
• schoolvakanties: doorlopend van 6.30 tot 18.30 uur

De Speeldoos staat, buiten de normale openingsuren, niet in voor de opvang van schoolkinderen. Ook niet in geval van staking van het onderwijzend personeel of in andere gevallen van overmacht waardoor de kinderen niet door de school worden opgevangen.

2.4. Sluitingsdagen

De Speeldoos maakt jaarlijks, uiterlijk op 1 december, de openings- en sluitingsdagen van het volgend jaar bekend via de nieuwsbrief of een mailing of zal terug te vinden zijn op de gemeentelijke website.

2.5. Telefoon in geval van nood

In geval van nood is de coördinator buiten de openingsuren van De Speeldoos bereikbaar via het mobiele nummer 0473 23 60 15 en despeeldoos@herk-de-stad.be. 

2.6. Kind en Gezin

De Speeldoos is als initiatief voor Buitenschoolse Opvang erkend door Kind en Gezin.  De interne werking van De Speeldoos is geregeld in een kwaliteitshandboek. Dit ligt ter inzage op het kantoor.

Kind en Gezin
Hallepoortlaan 2
1060 Brussel.
078 15 01 00
info@kindengezin.be
www.kindengezin.be

3.1. Voor wie

De Speeldoos staat open voor alle kinderen woonachtig in Herk-de-Stad en/of school lopend in het basisonderwijs van Herk-de-Stad.

Er wordt geen onderscheid gemaakt op grond van nationaliteit, afkomst, geslacht, geloof.
Kinderen met specifieke zorgbehoeften zijn welkom in de opvang op voorwaarde dat de draagkracht van het kind en de draagkracht van het team niet overschreden wordt.

Je kan pas gebruik maken van De Speeldoos nadat je je hiervoor hebt geregistreerd en via de module op de gemeentelijke website het registratieformulier en de vragenlijst hebt ingevuld. Zie verder onder  4.1.

3.2. Het pedagogisch beleid

De werking van De Speeldoos is gebaseerd op een aantal kwaliteitscriteria.

We willen optimale kansen bieden aan elk kind in de opvang. Dit betekent dat we rekening houden met wat een kind aankan. We observeren het kind: hoe speelt het kind? hoe reageert het op andere kinderen? hoe rust het? … Op die manier volgen we de ontwikkeling en weten we of een kind zich goed voelt. In geval van problemen contacteren we de ouders.  

De Speeldoos is een plaats waar kinderen alle kansen krijgen om kind te zijn. Kinderen kunnen vrij kiezen binnen een gestructureerd aanbod.

Tijdens vakantiedagen en op woensdagnamiddag is er een gevarieerd spelaanbod gericht naar de verschillende leeftijdsgroepen. Kinderen kunnen hier vrij aan deelnemen.
Er wordt voldoende verantwoord en veilig spelmateriaal aangeboden. Dit spelmateriaal is aangepast aan de leeftijd, de aard en het ontwikkelingsniveau van de opgevangen kinderen. Het zelfvertrouwen van kinderen wordt gestimuleerd door hen aan te spreken op hun vaardigheden, rekening te houden met hun voorkeuren en hun eigen initiatief te bevorderen. De buitenschoolse kinderopvang biedt kansen om hun zelfstandigheid te ontwikkelen.

De begeleiding bouwt een vertrouwensrelatie op met de kinderen door te praten, te luisteren en te observeren. De algemene omgang met de kinderen is sensitief, informeel en persoonlijk. Zo kunnen kinderen zichzelf zijn in de opvang, zich veilig en geborgen voelen. Waar nodig worden duidelijk en consequent grenzen getrokken en afspraken gemaakt.​​​​​​

3.3. Het veiligheidsbeleid

Veiligheid is een belangrijk aandachtspunt in de dagelijkse werking van De Speeldoos. In het interne kwaliteitshandboek zijn de nodige veiligheidsprocedures uitgewerkt.

Een crisissituatie wordt ook steeds zo snel als mogelijk gemeld aan Kind en Gezin.

3.4. Het prijzenbeleid

3.4.1. Hoeveel betaal je?

De overheid heeft minimum- en maximumbedragen vastgelegd waarbinnen een Buitenschoolse Kinderopvang haar tarieven kan bepalen. De financiële bijdragen van De Speeldoos situeren zich tussen deze minimum- en maximumbedragen.  

De financiële bijdrage van je gezin wordt berekend op basis van de aanwezigheidsduur van je kind(eren).

Tijdens het schooljaar wordt er per begonnen half uur gerekend, 's morgens en 's avonds apart.

Tijdens vakantiedagen rekenen we per dagdeel nl. in blokken van 3 uur: minder dan 3 uur, vanaf 3 tot 6 uur en meer dan 6 uur. Op woensdagmiddag wordt er voor korte opvang (tot 13 uur) per begonnen half uur gerekend, voor langere opvang rekenen we per dagdeel.

3.4.2. Korting bij meerdere kinderen

Als meerdere kinderen uit hetzelfde gezin gelijktijdig gebruik maken van De Speeldoos wordt er
 25 % korting verleend op de totale financiële bijdrage van het gezin. Deze korting is cumuleerbaar met het sociaal tarief. 

3.4.3. Sociaal tarief

Voor gezinnen die het financieel moeilijk hebben, kan een sociaal tarief gehanteerd worden. Dit sociaal tarief staat gelijk met een korting van 50 % op de normale financiële bijdrage.

Een gezin komt in aanmerking voor een sociaal tarief wanneer er een attest van Omnio-statuut (afgeleverd door het ziekenfonds) wordt bezorgd. Dit attest moet jaarlijks worden vernieuwd.  

3.5. Hoe betaal je?

Je ontvangt maandelijks een gedetailleerde factuur. De betaling dient te gebeuren binnen de 30 kalenderdagen via een overschrijving van het verschuldigde bedrag op rekeningnummer van het gemeentebestuur met vermelding van de gestructureerde mededeling.

Zowel wanneer je facturen laattijdig of helemaal niet betaald kan de opvang beëindigd worden.

Bij eventuele betalingsmoeilijkheden neem je zo snel mogelijk contact met de coördinator.

4.1. Ouderregistratie

Je kind kan pas deelnemen aan de opvang wanneer de ouder(s) zich hebben geregistreerd bij De Speeldoos. Deze registratie verloopt als volgt:

• er wordt een afspraak gemaakt met de coördinator of een kantoormedewerker voor een intakegesprek

Tijdens dit intakegesprek wordt:

• de werking overlopen aan de hand van dit huishoudelijk regelement
• het registratieformulier met alle gegevens over het kind en het gezin ingevuld
• je als ouder(s) wegwijs gemaakt in het online beheren van de eigen registratie, reserveringen, …
• specifieke zorgbehoeften van het kind/de kinderen gemeld
• de overeenkomst tussen de ouder(s) en De Speeldoos doorgenomen en ondertekend

Zowel het huishoudelijk reglement, het registratieformulier als de overeenkomst zijn terug te vinden op de gemeentelijke website of worden op eenvoudig verzoek op voorhand aan de ouder(s) bezorgd.

Indien je in aanmerking wenst te komen voor een sociaal tarief dien je bij het intakegesprek een attest voor te leggen van  Omnio-statuut. Dit attest moet jaarlijks worden vernieuwd.

Voor kinderen met specifieke zorgbehoeften, waarvoor subsidie wordt aangevraagd bij Kind & Gezin, dienen bij het intakegesprek volgende documenten te worden voorgelegd:

• toelating van één van de ouders voor het opstarten van een medisch dossier
• diagnose of omschrijving van het probleem
• omschrijving van de noodzakelijke of aangewezen handelingen die nodig zijn in de omgang met het kind, opgesteld door een officiële instantie
• toelatingsformulier van één van de ouders indien het kind medicatie moet nemen tijdens de openingsuren
• attest van de dokter met de juiste toedieningswijze van deze medicatie.

4.2. Kind- en gezinsgegevens

Van elk opgevangen kind worden een aantal gegevens bijgehouden op het registratieformulier. Dit is onder andere belangrijk voor de veiligheid van elk kind.

Het is aan de ouder(s) om deze gegevens steeds up to date te houden. Eventuele wijzigingen kunnen makkelijk online gebeuren (via de gemeentelijke website). Elke wijziging wordt ook via een e-mail aan de organisatie gemeld.

Naast de ouder(s) kunnen deze kind- en gezinsgegevens worden geraadpleegd door:

De organisator verbindt er zich toe deze kind- en gezinsgegevens vertrouwelijk te behandelen en enkel te gebruiken in functie van de opvang van het kind, in uitvoering van de overeenkomst en dit huishoudelijk reglement en het naleven van de erkenningsvoorwaarden als Buitenschoolse Opvang.

• de coördinator
• de begeleider(s) in de opvang
• andere aangestelden van de organisator
• de toezichthouders voor de controle op de naleving van de erkenningsvoorwaarden
• Kind & Gezin

5.1. Aanwezigheidsregister

In elke opvanglocatie is er een aanwezigheidsregister. In het aanwezigheidsregister wordt per dag genoteerd welk kind aanwezig is met de tijd van aankomst en vertrek. De tijdsaanduiding wordt genoteerd met uren en minuten zodat er achteraf geen discussie ontstaat over de totale aanwezigheidsduur per opvangdag.

Het gezin moet de genoteerde aanwezigheid van zijn kind bevestigen.

5.2. Wanneer en hoe reserveren?

5.2.1. Bij schoolvakanties en schoolvrije dagen

Vooraf reserveren (en annuleren) is verplicht voor de opvang tijdens de schoolvakanties en de schoolvrije dagen. Dit kan op een eenvoudige manier via de onlinetoepassing op de gemeentelijke website.

Ouders hebben enkel toegang tot het systeem wanneer:

• het administratief dossier volledig in orde is
• er geen openstaande facturen zijn

Zonder voorinschrijving kan een kind niet naar de opvang gebracht worden.

Voorinschrijven kan vanaf één maand voor de start van elke vakantieperiode (de maanden juli en augustus worden als twee aparte vakantieperiodes gezien) of schoolvrije dag tot uiterlijk één week voor de start van de vakantieperiode of schoolvrije dag.

Concreet:

• voor korte schoolvakanties ten laatste één week voor de start van die vakantie
• voor opvang in juli ten laatste op 20 juni
• voor opvang in augustus ten laatste op 20 juli
• voor schoolvrije dagen ten laatste één week voor de betreffende dag

Wie in de onmogelijkheid is digitale verrichtingen te doen of hierbij hulp nodig heeft, kan tijdens de openingsuren op het kantoor van De Speeldoos terecht.

5.2.2. Bij voor- en naschoolse opvang

Indien de opvangcapaciteit van een voor- en naschoolse opvanglocatie structureel wordt overschreden, kan er eveneens overgeschakeld worden naar een systeem van verplichte reservatie en annulering. De ouders van de betrokken opvanglocatie(s) zullen hierover minstens één maand op voorhand worden geïnformeerd.

Voorinschrijven gebeurt dan wekelijks tot dinsdag 9 uur voor opvangdagen van de week daarna.

5.3. Wanneer en hoe annuleren?

Toegekende opvangdagen kunnen geannuleerd worden tot twee dagen voor de betreffende toegekende opvangdag.

Een annulering gebeurt via de onlinetoepassing op de gemeentelijke website.

5.4. Administratieve toeslag

Bij afwezig zonder geldige annulering wordt een administratieve toeslag van tien euro aangerekend bij de eerstvolgende factuur.
De administratieve toeslag wordt niet aangerekend:

• bij tijdige annulering in geval van wijzigingen in de gevraagde opvangdagen
• bij ziekte van het kind (of een ander gezinslid) indien de ouders verwittigen en een doktersbriefje hebben binnengebracht voor het einde van de maand

De annuleringskost is voor iedereen hetzelfde, ongeacht of je al dan niet sociaal tarief hebt of geniet van de korting van meerdere kinderen gelijktijdig aanwezig.

6.1. Eten en drinken:

• er wordt enkel gegeten en gedronken tijdens de hiervoor voorziene pauzes, een bekertje water kan wel tussendoor
• er worden geen warme maaltijden aangeboden
• elk kind brengt wanneer hij/zij een hele dag in de opvang verblijft een lunchpakket mee
• voor kinderen die vroeg in de opvang aanwezig zijn bestaat de mogelijkheid om een meegebracht ontbijt in de opvang op te eten
• consumpties zijn in de opvang te verkrijgen. De kost hiervoor wordt verrekend via de maandelijkse factuur.  

Indien er voor je kind speciale regels in acht moeten genomen worden in verband met voeding, vermeld je dit op het registratieformulier. Hou deze gegevens ook up to date.

6.2. Brengen en afhalen van kinderen

6.2.1. Wanneer breng en haal je je kind.

Binnen de vastgelegde dag- en uurregeling kan je je kind op elk moment brengen en afhalen.

Indien je kind is ingeschreven voor een workshop (in combinatie met de opvang) kan je kind enkel worden gebracht en gehaald binnen de opgegeven uren van de workshop.

Omwille van de algemene veiligheid en een vlotte informatiedoorstroming kan het brengen en afhalen enkel in de daarvoor voorziene opvanglokalen. Aankomst en vertrek van ieder kind worden ook telkens geregistreerd.

Kinderen moeten ten laatste 5 minuten voor sluitingstijd zijn afgehaald.

6.2.2. Personen die je kind kunnen afhalen.

Kinderen kunnen enkel en alleen worden afgehaald door de ouder(s) en eventuele derden wanneer die vermeld staan op het registratieformulier. Deze personen kunnen steeds door de ouder(s) zelf worden gewijzigd via de online toepassing.

Uitzonderlijk kunnen kinderen worden meegegeven met een derde (bv. verjaardagsfeestje, sportkamp…) op voorwaarde dat er door de ouder(s) op voorhand een schriftelijke toestemming wordt bezorgd aan de opvanglocatie. Kinderen worden in geen enkel geval zonder een voorafgaande toestemming meegegeven met een derde!

Indien er een gerechtelijke maatregel geldt i.v.m. de uitoefening van het ouderlijk gezag, waardoor het kind inwoont bij één van de ouders of deels verblijft bij ieder van de ouders (omgangsrecht of co-ouderschap), dienen de betrokken ouders of minstens één van hen een afschrift van de geldende gerechtelijk maatregel aan de coördinator over te maken. De opvang zal het kind of kinderen in kwestie dan enkel meegeven aan de ouder bij wie het kind zijn domicilie heeft of aan de ouder die op dat ogenblik het kind onder zijn/haar toezicht heeft in het kader van co-ouderschap of de geldende omgangsregeling. Deze regeling wordt eveneens door de ouders genoteerd op het registratieformulier.

6.2.3. Zelfstandig de opvang verlaten of aankomen op de opvang.

Indien je kind zonder begeleiding, zelfstandig, naar de opvang komt en/of naar huis terugkeert of zich zelfstandig naar activiteiten buitenshuis mag verplaatsen, dient dit eveneens te worden aangegeven bij de registratie. De opvang kan in deze gevallen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele ongevallen.

6.3. Ziekte of ongeval van een kind.

De ouder(s) is/zijn verantwoordelijk voor het steeds up-to-date houden van de medische gegevens van hun kind(eren) op het registratieformulier (via de onlinetoepassing op de gemeentelijke website).

Zieke kinderen kunnen niet naar de opvang.

Wanneer een kind in de opvang ziek wordt en/of een ongeval krijgt, gebeurt er het volgende:

• een begeleid(st)er neemt zo spoedig mogelijk contact met de ouder(s). In onderling overleg worden vervolgens de nodige afspraken gemaakt, indien nodig dient het zieke kind zo snel mogelijk opgehaald te worden.
• indien de ouder(s) niet bereikbaar is/zijn, wordt er contact genomen met één van de personen die het kind/de kinderen mag komen afhalen
• indien nodig wordt onmiddellijk een arts of worden de hulpdiensten gebeld

6.4. Medicatie

In principe wordt er in de opvang geen medicatie toegediend aan kinderen uitgezonderd:

• een koortswerend middel als ouders niet bereikbaar zijn en er toestemming is gegeven via het registratieformulier
• medicatie die niet thuis kan gegeven worden en waarvoor een doktersattest wordt voorgelegd, de medicatie wordt samen met het doktersattest (of een kopie) afgegeven aan de begeleiding

6.5. Kledij

Trek je kind gemakkelijke, lichte speelkledij en stevig schoeisel aan.
Bij sommige activiteiten vragen we vooraf om reservekledij te voorzien. Tijdens de schoolvrije- en vakantiedagen vragen we uw kinderen te voorzien van speelkledij geschikt voor alle weersomstandigheden.

De Speeldoos is niet verantwoordelijk voor schade aan kledij. Om verloren voorwerpen te vermijden vragen we om jassen, boekentassen, brooddozen en andere waardevolle voorwerpen te tekenen.

6.6. Verplaatsingen

De verplaatsingen van en naar de school gebeuren te voet en onder de nodige begeleiding van De Speeldoos.

6.7. Fiscaal attest

De Speeldoos verbindt zich ertoe jaarlijks uiterlijk op 1 mei een fiscaal attest te bezorgen.

6.8. Ouders mogen altijd binnen

Tijdens de openingsuren heb je als ouder toegang tot alle lokalen waar de kinderen worden opgevangen.

Indien je klachten of bemerkingen hebt kan je die steeds bespreken met één van de aanwezige begeleid(st)ers. Je maakt onmiddellijk een afspraak met de coördinator voor een gesprek, of je meldt je klacht via het meldingsformulier op de website.

Je ontvangt na vijf werkdagen een ontvangstbevestiging van je klacht. Je ontvangt uiterlijk tien dagen na ontvangstbevestiging een antwoord.

Indien je van mening bent dat de klacht ontoereikend beantwoord werd, kan je je wenden tot de Klachtendienst van Kind en Gezin, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel. Je kan dit doen via klachtendienst@kindengezin.be of 02 533 14 14.

De Speeldoos is bij Ethias (Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt) onder polisnummer 45023376 verzekerd. Er is een verzekering voor de burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden van het personeel en de kinderen. Tevens is er voor de kinderen een dekking bij lichamelijke ongevallen.

Aangifte van ongevallen moet binnen de 48 uren na de feiten gebeuren bij de coördinator.

Verlies van kledij en andere voorwerpen valt niet onder de verzekeringspolis.
 

Schade of vernieling die door een kind moedwillig wordt aangericht valt niet onder deze verzekeringspolis. Het gemeentebestuur kan daarom, indien zij dit noodzakelijk acht, een eis tot schadevergoeding indienen bij de familiale verzekering van de ouder(s) of bij de ouder(s) zelf.

9.1. Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement.

Elke wijziging aan het huishoudelijk reglement moet worden goedgekeurd door de gemeenteraad. Alle gebruikers worden uiterlijk tien dagen na goedkeuring van het aangepaste huishoudelijke reglement door de gemeenteraad in kennis gesteld.

9.2. Opzeggen van de kinderopvang        

9.2.1.Opzegmodaliteiten voor het gezin.

Je hebt ten alle tijden het recht om de samenwerking met de opvang stop te zetten. Een eenvoudige schriftelijke melding (e-mail) volstaat.

9.2.2. Opzegmodaliteiten voor de organisator.

Het gemeentebestuur kan de opvang stopzetten als:

• ouders het huishoudelijk reglement niet naleven
• wanneer facturen niet (tijdig) worden betaald
• de specifieke zorgen voor een kind of onaanvaardbaar gedrag van een kind te zwaar doorwegen op het team en de andere aanwezige kinderen waardoor de draagkracht van beide of één van beide overschreden wordt
• geen gevolg gegeven wordt aan mondelinge en / of schriftelijke verwittigingen van de coördinator of het gemeentebestuur

Vooraleer de opvang wordt stopgezet ontvang je minstens één schriftelijke verwittiging.  Indien uiterlijk binnen tien dagen geen gevolg wordt gegeven aan deze verwittiging wordt de opvang stopgezet door middel van een aangetekende brief met vermelding van de reden van de opzeg. Het verzenden van de aangetekende brief kan worden vervangen door het overhandigen van een opzegbrief mits een kopie voor ontvangst wordt ondertekend door één van beide ouders (indien zij op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn) of de beide ouders (indien ze afzonderlijk zijn gedomicilieerd).

Goedgekeurd door de gemeenteraad van Herk-de-Stad in zitting van 16 /12/2019.


Nathalie Creten                                                                                                                            Bert Moyaers
Algemeen directeur                                                                                                                     Burgemeester